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À la conquête de la dématérialisation !

3 mars 2022

La dématérialisation quésako ?

La dématérialisation consiste à transférer les données d’un support analogique (souvent papier) à un support numérique à partir d’un système d’information. Elle vise également à stocker et à partager les documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques.

Il est important, lorsque l’on parle de dématérialisation dans une entreprise de préciser qu’il s’agit de la dématérialisation des processus et pas seulement des documents. En effet, dématérialiser implique de réorganiser de manière globale les processus de traitement de flux de documents.

Pour les entreprises, la dématérialisation représente différents enjeux stratégiques :

  • Un enjeu environnemental, permettant de réduire de manière considérable les impressions et donc le papier.
  • Un enjeu économique, grâce à la suppression des envois postaux et donc des timbres.
  • Un enjeu organisationnel, qui implique, une modification des processus et permet un gain de temps et de place pour les différents intervenants.

Au-delà de ces enjeux, la dématérialisation est devenue une priorité pour les entreprises, car il s’agit d’une transition obligatoire. En effet depuis le 1er janvier 2020, la dématérialisation des factures est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur public et les entreprises prestataires de l’État. La loi de finances pour 2020 prévoit un calendrier par phase :

  • 1er janvier 2023 : toutes les entreprises ont l’obligation de réceptionner les factures électroniques qui leur sont envoyées. Et les grandes entreprises devront également émettre leurs propres factures au format numérique.
  • 1er janvier 2024 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques.
  • 1er janvier 2025 : les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les très petites entreprises (TPE) devront se mettre en règle et adopter la facture électronique obligatoire.

Par conséquent, pour se conformer à la loi, il devient urgent que les entreprises entament leur transition vers la dématérialisation.

La dématérialisation chez O'GUSTE, un projet longuement mûri

Un témoignage de Laëtitia COURANT et Geoffroy FOURREAU collaborateurs O’GUSTE

 

Le projet « dématérialisation » chez O’GUSTE, ne date pas d’hier, car les équipes sont en réflexion depuis 2018. Laëtitia COURANT, assistante administrative chez O’GUSTE depuis avril 2004 et chargée du projet, nous raconte : « Le projet a démarré en 2018 (…) pour répondre à la loi sur l’obligation de la dématérialisation qui sera effective en 2024. C’est un projet assez conséquent donc il ne fallait pas que l’on si prenne trop tard (…). Nous avions pris les devants pour faire quelque chose de bien.».

Le projet est à l’initiative de Geoffroy FOURREAU, directeur opérationnel chez O’GUSTE depuis mars 2017. Pour lui il était primordial qu’O’GUSTE se dirige vers la dématérialisation de certaines de ses procédures pour plusieurs raisons :

  • S’adapter aux nouvelles normes : « Si nous voulons continuer à échanger [avec nos clients et fournisseurs] nous devons être compétents et cultiver cette pratique. Elle répond à une norme qui se met en place et qui s’imposera tant par une demande règlementaire que par la demande du plus grand nombre. »
  • Être plus efficace : « Ce nouveau process (…) doit permettre à l’entreprise d’optimiser et d’améliorer son fonctionnement. En simplifiant certaines tâches à faible valeur ajoutée, nous allons pouvoir passer du temps sur des tâches qui permettent à l’entreprise d’être profitable et pérenne. »
  • Améliorer notre image : « Nous devons (…) moderniser [notre outil] pour montrer que nous sommes réceptifs et adaptables aux évolutions technologiques. Aujourd’hui les outils de dématérialisation (…) qui permettent de changer l’image des entreprises et qui retiennent l’attention des nouvelles générations »

En somme, O’GUSTE, est une entreprise qui cherche à s’adapter aux nouvelles réglementations et aux technologies pour satisfaire toujours mieux ces différentes parties prenantes. C’est pourquoi au-delà de répondre à une obligation légale, la dématérialisation est perçue comme une véritable opportunité de développement.

Les différentes étapes

Pour une PME comme O’GUSTE, basculer vers des procédures dématérialisées est un vrai défi organisationnel à relever. En effet, il s’agit d’un processus complexe impliquant plusieurs intervenants internes comme l’explique Geoffroy FOURREAU :« La dématérialisation est une transformation de l’entreprise qui induit des changements forts. Il faut changer nos habitudes de travail, changer nos flux de communication, changer nos outils de travail et apprendre le fonctionnement de nouveaux outils. »

Par conséquent, la mise en place devait se faire en mode projet, c’est-à-dire faire travailler les équipes de manière collaborative et transverse avec une véritable méthodologie pour pouvoir assurer la réussite globale du projet.

Ainsi, pour assurer la réussite de ce projet, il a été important pour O’GUSTE, de prioriser les actions comme l’explique Laetitia Courant « On a fait le choix de débuter le projet sur mon poste parce que la facturation utilise énormément de papier. »

La sélection de l’outil

L’une des étapes cruciales a été la sélection de l’outil de gestion électronique de documents (GED) afin de garantir l’intégration de la dématérialisation par tous les collaborateurs de l’entreprise. L’objectif premier était de trouver un outil intuitif et simple d’utilisation qui pouvait convenir à l’ensemble des collaborateurs. Par conséquent, les futurs utilisateurs ont été consultés (ex. administration des ventes) pour identifier leurs besoins, car la mise en place d’un GED impliquait la modification des tâches du quotidien et processus de chacun.

Après, plusieurs échanges avec différents prestataires, le choix s’est tourné vers l’outil Zeendoc, car d’après Geoffroy FOURREAU : « Pour réaliser un tel changement, nous avons fait le choix d’un outil intuitif [Zeendoc] et d’un partenaire local réactif pour nos accompagner, c’est-à-dire la société Printsys ». Dès lors, une interface personnalisée et correspondant aux process et besoins internes d’O’GUSTE a été créée. Chaque service de l’entreprise avait sa propre interface correspondant à ses missions du quotidien.

 Un projet ralenti

En 2018, le choix du prestataire était fait et en 2019 l’interface du logiciel était prête à être utilisée par les équipes d’O’GUSTE, cependant, les deux années suivantes le projet est passé sur pause. « Nous avions fait le choix du prestataire tôt et ensuite, il y a eu une période creuse. Est-ce que c’est parce que nous n’étions pas prêts ou parce qu’au final, nous avions le temps avant la date buttoir ? Je ne sais pas. Cela étant, il y a eu plein d’autres projets qui sont venus s’intercaler (…) donc celui de la dématérialisation a été mis en stand-by.», Laëtitia COURANT

C’est courant, 2020 en pleine crise sanitaire que le projet a été remis au goût du jour. En effet, la mise en place du télétravail et le besoin des clients de recevoir leurs factures en format PDF ont encouragé O’GUSTE à relancer leur réflexion. C’est donc à ce moment-là que « l’information a été communiquée [aux équipes] en réunion (…) que nous avions lancé le projet à fond et que bientôt, il faudrait fonctionner d’une nouvelle manière. », Laëtitia COURANT

La formation des équipes

En février 2021, les équipes qui allaient utiliser l’outil Zeendoc, ont été formées. Cette formation s’est déroulée en 2 grandes étapes comme nous l’explique Geoffroy FOURREAU : « Nous avons d’abord été formés par la société Printsys qui a rencontré à plusieurs reprises les principaux utilisateurs pour que chacun puisse appréhender le fonctionnement [de l’outil] Zeendoc. Ensuite (…) Laetitia COURANT et moi-même, avons accompagné [au quotidien] les utilisateurs dans l’emploi de cet outil ». Cette formation et l’outil Zeendoc ont permis de moderniser rapidement les procédures administratives bien au-delà des espérances comme nous précise Geoffroy FOURREAU « Au-delà de la dématérialisation (…) de l’envoi de facture, nous nous sommes appuyés sur Zeendoc pour développer le premier workflow de la société. Ce workflow consiste à transmettre, à faire passer un document d’un interlocuteur à un autre. » 

Ensuite, il a fallu attendre environ un an pour que le poste de facturation passe en dématérialisée de manière intégrale. « Je travaillais encore en papier, car nous n’étions pas encore prêts sur Zeendoc (…) je travaillais en double pour pouvoir être prête le jour où nous passerions à 100 % en démat’. Cela a permis de voir si tous les documents que nous avions « manuellement » étaient disponibles en version numérique, c’était un travail de contrôle. », Laëtitia COURANT. C’est début 2022, que le projet final voit le jour, c’est-à-dire passer le poste de facturation en dématérialisation. Les clients d’O’GUSTE ont été averties en amont que la facturation se ferait en dématérialisée « 40% des clients ont adhérés à ce nouveau mode de fonctionnement, mais les grands groupes préfèrent fonctionner avec un EDI » précise Laetitia COURANT  En parallèle, les équipes ont été également averties du changement immédiat, des procédures de gestion de documents « Au 17 janvier 2022, je ne devais plus avoir de documents papier et tout le monde a joué le jeu [en interne] (…) Ce qui a facilité les choses, c’est que nous avions des nouvelles personnes à l’administration des ventes, ces personnes (…) apprenaient donc au temps qu’ils apprennent directement les nouvelles procédures. » Laetitia COURANT

Un projet qui touche au but

Aujourd’hui, chez O’GUSTE la facturation est passée en dématérialisée. Il s’agit d’un nouveau mode de fonctionnement qui a changé radicalement la manière de travailler de Laetitia COURANT. En effet avant, son poste de travail l’obligeait à manipuler énormément de papier à cause de l’impression de toutes les factures clients soit « en moyen 30 factures par jour, mais aujourd’hui (…) l’envoie se fait de manière automatique au client grâce à différents paramétrages (…) donc ça fait gagner du temps et ça évite aussi les pertes de documents. » De plus, ce nouveau mode de fonctionnement lui permet également d’effectuer du télétravail ce qui n’était pas possible auparavant. 

La dématérialisation a également permis une gestion plus fluide des flux d’informations entre les différents services notamment, la facturation, l’administration des ventes et la logistique grâce à l’installation du workflow. 

Ce projet qui a commencé sur seulement un poste de travail chez O’GUSTE a montré au fur et à mesure de son installation de nombreux intérêt pour la PME, comme nous liste Geoffroy FOURREAU :

  • Innovation des outils de travail (usine du futur)
  • Nouvelles organisations de travail possible (télétravail)
  • Développement de projets collaboratifs
  • Evolution des modes de pensées (conduite du changement)

Les difficultés rencontrées

Un projet d’une telle ampleur et surtout impliquant de lourdes modifications de process est souvent semé de quelques embûches. En effet, comme nous l’explique Laetitia COURANT : « Quand l’on met en place un tel projet, il faut se plonger dedans à 100 % » et malheureusement, les impératifs du quotidien ont pris le dessus sur le projet « Il fallait accorder du temps à ce projet et la difficulté de mon travail, c’est qu’il faut être à jour tous les jours et quand je n’arrivais pas à pallier aux missions du quotidien ce projet passait au second plan donc j’étais prise dans un engrenage ou à un moment donné, il fallait s’imposer de travailler sur le projet ».

Les prochaines étapes

O’GUSTE, ne compte pas s’arrêter là, car après la facturation l’entreprise souhaite poursuivre la dématérialisation de ses process notamment en comptabilité (les achats et frais généraux) et aux ressources humaines. Dès lors une réflexion est déjà en cours concernant la mise en place des bulletins de paie numériques qui devraient être instaurés début 2023.

Dématérialiser ses process est aujourd’hui important, voire essentiel pour les entreprises et notamment les PME afin de rester compétitive. En effet, de nombreux enjeux d’ordres économiques et environnementaux rentrent en compte, mais il est important de préciser qu’un tel projet doit être mené de manière collaborative pour garantir sa réussite et fédérer l’ensemble des collaborateurs. Car le changement au sein d’O’GUSTE est l’affaire de tous.

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